Privacy Policy

Effective 4 July 2026 · updated 29 September 2026 (section 10) · Humiley Group Inc.

The Humiley People & Workplace Portal ("the Portal") is a private, internal system used only by Humiley Group Inc. employees and authorised contractors. It is not a consumer product and is not available to the general public. We collect only what is needed to run the workplace, and we do not sell your data or use it for advertising.

1. Who we are

Humiley Group Inc. ("Humiley", "we", "us") operates the Portal for its own workforce management. Contact us at hr@humiley.com.

2. Who can use it

Access is limited to Humiley employees and authorised contractors who sign in with a Humiley Microsoft 365 account. The Portal is not intended for anyone under 18 and is not offered to the public.

3. Information we collect

Account & profile — your name, work email, department, job title and organisation, obtained from your Microsoft 365 sign-in, plus HR profile details your employer records (e.g. start date, job level, and, where applicable, contact, emergency contact, identification, banking and payroll information).
Attendance & location — check-in / check-out times and, when you check in, your device's GPS location, used to confirm you are at an approved work site. Location is used only at the moment you check in; the Portal does not track you in the background.
Requests & approvals — leave, expense claims, travel and payment requests, including amounts and the documents you attach.
Documents & photos — files and photos you upload (for example bills, receipts or tickets), captured with your device camera or chosen from your library.
Electronic signatures — a record of who signed what and when (name, timestamp, meaning). If you set a signing PIN, it is stored only as a salted one-way hash — never as the actual PIN.
Usage & audit — a security audit log of key actions (sign-ins, approvals, signature events) and basic technical data needed to operate the service.

4. How we use it

We use this information solely to run internal workforce processes: authentication and access control, attendance, leave and payroll, expense/travel/payment approvals with electronic signatures, HR administration, project and asset management, and to keep the system secure and auditable.

5. How we share it

We do not sell your data or share it for advertising. Data is shared only with:

Microsoft — for Microsoft 365 sign-in and, where you use it, sending email on your behalf. Microsoft's handling is governed by its own privacy terms.
Our hosting provider — the Portal runs on a private server engaged by Humiley to store the data on our behalf.
When required by law — if we must comply with a legal obligation.

6. Where data is stored & how it's protected

Data is stored in a database on a private server controlled by Humiley. Traffic is encrypted in transit over HTTPS. Access is role-based, signing PINs are stored only as salted hashes (with an additional server-side secret), and administrative actions are logged. Backups are taken regularly.

7. How long we keep it

We keep records for as long as you are engaged by Humiley and for the period required by law or legitimate business and record-keeping needs, after which they are deleted or anonymised.

8. Your choices

You can view and update much of your profile in the Portal. For access, correction or deletion of your personal data, or any privacy question, contact hr@humiley.com. Because this is an employer system, some records must be retained for legal and business reasons.

9. Camera & location permissions

The app asks for camera/photo access only when you choose to attach a document or photo, and for location only when you tap check-in. You can decline these; some features then won't be available.

The Portal's MarCom Studio publishes Humiley's own, approved company posts to Humiley's own LinkedIn company page, Facebook Page, Instagram business account and X account, and shows how those posts perform. An administrator connects each account by signing in to the network and allowing it. For this the Portal stores:

The connection itself — the access and renewal tokens the network issues, encrypted in the database, with the page or account ID and name. Disconnecting an account in the Studio deletes them immediately; the network's own settings can also withdraw access at any time.
Our own posts — the text and image we publish, the network's ID for each post and its public link.
Statistics of our own posts — daily totals per post (views, reactions, comments, shares, link clicks). These are counts, not information about individual people.
Comments on our own posts — the commenter's name as the network shows it, the comment text and its time, so our staff can read and answer them in one place, and our reply.

We use this only to publish our posts, answer comments on them and see which topics are useful to readers. We do not read personal profiles, messages or anyone else's pages; we do not use it for advertising or profiling; and we do not sell or share it. It is kept with the post record for as long as we keep that post, and connection tokens only until the account is disconnected.

11. Changes

We may update this policy; the effective date above will change and material updates will be communicated internally.

Có hiệu lực từ ngày 04 tháng 7 năm 2026 · cập nhật ngày 29 tháng 9 năm 2026 (mục 10) · Humiley Group Inc.

Cổng Nhân sự & Vận hành Humiley ("Cổng") là một hệ thống nội bộ, riêng tư, chỉ dành cho nhân viên và cộng tác viên được ủy quyền của Humiley Group Inc. Đây không phải là sản phẩm tiêu dùng và không mở cho công chúng. Chúng tôi chỉ thu thập những thông tin cần thiết để vận hành công việc, không bán dữ liệu của bạn và không sử dụng dữ liệu cho mục đích quảng cáo.

1. Chúng tôi là ai

Humiley Group Inc. ("Humiley", "chúng tôi") vận hành Cổng để quản lý lực lượng lao động nội bộ của mình. Liên hệ với chúng tôi qua hr@humiley.com.

2. Ai được sử dụng

Quyền truy cập chỉ giới hạn cho nhân viên và cộng tác viên được ủy quyền của Humiley, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 của Humiley. Cổng không dành cho người dưới 18 tuổi và không cung cấp cho công chúng.

3. Thông tin chúng tôi thu thập

Tài khoản & hồ sơ — họ tên, email công việc, phòng ban, chức danh và tổ chức của bạn, lấy từ đăng nhập Microsoft 365; cùng các thông tin hồ sơ nhân sự do công ty của bạn ghi nhận (ví dụ: ngày vào làm, cấp bậc công việc, và khi áp dụng: thông tin liên hệ, liên hệ khẩn cấp, giấy tờ tùy thân, tài khoản ngân hàng và thông tin lương).
Chấm công & vị trí — thời gian vào/ra ca và, khi bạn chấm công, vị trí GPS của thiết bị, dùng để xác nhận bạn đang ở địa điểm làm việc đã được duyệt. Vị trí chỉ được sử dụng ngay tại thời điểm bạn chấm công; Cổng không theo dõi bạn ở chế độ nền.
Đề nghị & phê duyệt — đề nghị nghỉ phép, hoàn ứng chi phí, công tác và thanh toán, bao gồm số tiền và các tài liệu bạn đính kèm.
Tài liệu & hình ảnh — các tệp và ảnh bạn tải lên (ví dụ hóa đơn, biên nhận hoặc vé), chụp bằng máy ảnh của thiết bị hoặc chọn từ thư viện.
Chữ ký điện tử — bản ghi ai đã ký, ký nội dung gì và vào lúc nào (tên, dấu thời gian, ý nghĩa). Nếu bạn đặt mã PIN ký, mã chỉ được lưu dưới dạng giá trị băm một chiều có thêm "muối" bảo mật — không bao giờ lưu mã PIN gốc.
Nhật ký & kiểm toán — nhật ký an ninh của các thao tác quan trọng (đăng nhập, phê duyệt, sự kiện ký) và các dữ liệu kỹ thuật cơ bản cần thiết để vận hành dịch vụ.

4. Mục đích sử dụng

Chúng tôi chỉ sử dụng những thông tin này để vận hành các quy trình nhân sự nội bộ: xác thực và kiểm soát truy cập, chấm công, nghỉ phép và tính lương, phê duyệt chi phí/công tác/thanh toán kèm chữ ký điện tử, quản trị nhân sự, quản lý dự án và tài sản, và giữ cho hệ thống an toàn và có thể truy vết.

5. Cách chúng tôi chia sẻ

Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn và không chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo. Dữ liệu chỉ được chia sẻ với:

Microsoft — để đăng nhập Microsoft 365 và, khi bạn sử dụng tính năng đó, gửi email thay mặt bạn. Việc xử lý dữ liệu của Microsoft tuân theo các điều khoản bảo mật riêng của họ.
Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi — Cổng chạy trên một máy chủ riêng do Humiley thuê để lưu trữ dữ liệu thay mặt chúng tôi.
Khi pháp luật yêu cầu — nếu chúng tôi buộc phải tuân thủ một nghĩa vụ pháp lý.

6. Nơi lưu trữ & cách bảo vệ dữ liệu

Dữ liệu được lưu trong một cơ sở dữ liệu trên máy chủ riêng do Humiley kiểm soát. Dữ liệu truyền đi được mã hóa qua HTTPS. Quyền truy cập được phân theo vai trò, mã PIN ký chỉ được lưu dưới dạng băm có "muối" (kèm một khóa bí mật lưu ở phía máy chủ), và các thao tác quản trị đều được ghi nhật ký. Dữ liệu được sao lưu định kỳ.

7. Thời gian lưu giữ

Chúng tôi lưu giữ hồ sơ trong suốt thời gian bạn làm việc với Humiley và trong khoảng thời gian mà pháp luật hoặc nhu cầu kinh doanh và lưu trữ hợp pháp yêu cầu, sau đó hồ sơ sẽ được xóa hoặc ẩn danh.

8. Lựa chọn của bạn

Bạn có thể xem và cập nhật phần lớn hồ sơ của mình ngay trong Cổng. Để truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân của bạn, hoặc với bất kỳ câu hỏi nào về quyền riêng tư, vui lòng liên hệ hr@humiley.com. Vì đây là hệ thống của người sử dụng lao động, một số hồ sơ phải được lưu giữ vì lý do pháp lý và kinh doanh.

9. Quyền truy cập máy ảnh & vị trí

Ứng dụng chỉ xin quyền truy cập máy ảnh/ảnh khi bạn chọn đính kèm tài liệu hoặc ảnh, và chỉ xin vị trí khi bạn chạm nút chấm công. Bạn có thể từ chối các quyền này; khi đó một số tính năng sẽ không khả dụng.

MarCom Studio trong Cổng đăng các bài đã được duyệt của Humiley lên chính trang công ty LinkedIn, Trang Facebook, tài khoản Instagram doanh nghiệp và tài khoản X của Humiley, và cho biết các bài đó hiệu quả ra sao. Quản trị viên kết nối từng tài khoản bằng cách đăng nhập vào mạng xã hội đó và cho phép. Để làm việc này, Cổng lưu:

Kết nối — mã truy cập và mã gia hạn do mạng xã hội cấp, được mã hóa trong cơ sở dữ liệu, cùng mã và tên của trang hoặc tài khoản. Khi Ngắt kết nối trong Studio, các mã này bị xóa ngay; quyền truy cập cũng có thể được thu hồi bất cứ lúc nào trong phần cài đặt của chính mạng xã hội đó.
Bài của chính chúng tôi — nội dung và hình ảnh chúng tôi đăng, mã của mỗi bài trên mạng xã hội và đường link công khai của bài.
Số liệu bài của chính chúng tôi — tổng số theo ngày cho mỗi bài (lượt xem, lượt bày tỏ cảm xúc, bình luận, chia sẻ, lượt nhấp vào đường link). Đây là con số tổng, không phải thông tin về từng người.
Bình luận trên bài của chính chúng tôi — tên người bình luận như mạng xã hội hiển thị, nội dung và thời gian bình luận, để nhân viên đọc và trả lời ở một nơi, cùng câu trả lời của chúng tôi.

Chúng tôi chỉ dùng các thông tin này để đăng bài, trả lời bình luận trên bài và biết chủ đề nào hữu ích với người đọc. Chúng tôi không đọc hồ sơ cá nhân, tin nhắn hay trang của người khác; không dùng cho quảng cáo hay lập hồ sơ người dùng; và không bán hay chia sẻ. Dữ liệu được lưu cùng hồ sơ bài đăng trong thời gian chúng tôi còn lưu bài đó; mã kết nối chỉ được lưu đến khi tài khoản bị ngắt kết nối.

11. Thay đổi

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này; ngày hiệu lực ở trên sẽ được thay đổi và những cập nhật quan trọng sẽ được thông báo trong nội bộ.