Effective 4 July 2026 · Humiley Group Inc.
The Humiley People & Workplace Portal ("the Portal") is a private, internal system used only by Humiley Group Inc. employees and authorised contractors. It is not a consumer product and is not available to the general public. We collect only what is needed to run the workplace, and we do not sell your data or use it for advertising.
1. Who we are
Humiley Group Inc. ("Humiley", "we", "us") operates the Portal for its own workforce management. Contact us at hr@humiley.com.
2. Who can use it
Access is limited to Humiley employees and authorised contractors who sign in with a Humiley Microsoft 365 account. The Portal is not intended for anyone under 18 and is not offered to the public.
3. Information we collect
- Account & profile — your name, work email, department, job title and organisation, obtained from your Microsoft 365 sign-in, plus HR profile details your employer records (e.g. start date, job level, and, where applicable, contact, emergency contact, identification, banking and payroll information).
- Attendance & location — check-in / check-out times and, when you check in, your device's GPS location, used to confirm you are at an approved work site. Location is used only at the moment you check in; the Portal does not track you in the background.
- Requests & approvals — leave, expense claims, travel and payment requests, including amounts and the documents you attach.
- Documents & photos — files and photos you upload (for example bills, receipts or tickets), captured with your device camera or chosen from your library.
- Electronic signatures — a record of who signed what and when (name, timestamp, meaning). If you set a signing PIN, it is stored only as a salted one-way hash — never as the actual PIN.
- Usage & audit — a security audit log of key actions (sign-ins, approvals, signature events) and basic technical data needed to operate the service.
4. How we use it
We use this information solely to run internal workforce processes: authentication and access control, attendance, leave and payroll, expense/travel/payment approvals with electronic signatures, HR administration, project and asset management, and to keep the system secure and auditable.
5. How we share it
We do not sell your data or share it for advertising. Data is shared only with:
- Microsoft — for Microsoft 365 sign-in and, where you use it, sending email on your behalf. Microsoft's handling is governed by its own privacy terms.
- Our hosting provider — the Portal runs on a private server engaged by Humiley to store the data on our behalf.
- When required by law — if we must comply with a legal obligation.
6. Where data is stored & how it's protected
Data is stored in a database on a private server controlled by Humiley. Traffic is encrypted in transit over HTTPS. Access is role-based, signing PINs are stored only as salted hashes (with an additional server-side secret), and administrative actions are logged. Backups are taken regularly.
7. How long we keep it
We keep records for as long as you are engaged by Humiley and for the period required by law or legitimate business and record-keeping needs, after which they are deleted or anonymised.
8. Your choices
You can view and update much of your profile in the Portal. For access, correction or deletion of your personal data, or any privacy question, contact hr@humiley.com. Because this is an employer system, some records must be retained for legal and business reasons.
9. Camera & location permissions
The app asks for camera/photo access only when you choose to attach a document or photo, and for location only when you tap check-in. You can decline these; some features then won't be available.
10. Changes
We may update this policy; the effective date above will change and material updates will be communicated internally.
Có hiệu lực từ ngày 04 tháng 7 năm 2026 · Humiley Group Inc.
Cổng Nhân sự & Vận hành Humiley ("Cổng") là một hệ thống nội bộ, riêng tư, chỉ dành cho nhân viên và cộng tác viên được ủy quyền của Humiley Group Inc. Đây không phải là sản phẩm tiêu dùng và không mở cho công chúng. Chúng tôi chỉ thu thập những thông tin cần thiết để vận hành công việc, không bán dữ liệu của bạn và không sử dụng dữ liệu cho mục đích quảng cáo.
1. Chúng tôi là ai
Humiley Group Inc. ("Humiley", "chúng tôi") vận hành Cổng để quản lý lực lượng lao động nội bộ của mình. Liên hệ với chúng tôi qua hr@humiley.com.
2. Ai được sử dụng
Quyền truy cập chỉ giới hạn cho nhân viên và cộng tác viên được ủy quyền của Humiley, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 của Humiley. Cổng không dành cho người dưới 18 tuổi và không cung cấp cho công chúng.
3. Thông tin chúng tôi thu thập
- Tài khoản & hồ sơ — họ tên, email công việc, phòng ban, chức danh và tổ chức của bạn, lấy từ đăng nhập Microsoft 365; cùng các thông tin hồ sơ nhân sự do công ty của bạn ghi nhận (ví dụ: ngày vào làm, cấp bậc công việc, và khi áp dụng: thông tin liên hệ, liên hệ khẩn cấp, giấy tờ tùy thân, tài khoản ngân hàng và thông tin lương).
- Chấm công & vị trí — thời gian vào/ra ca và, khi bạn chấm công, vị trí GPS của thiết bị, dùng để xác nhận bạn đang ở địa điểm làm việc đã được duyệt. Vị trí chỉ được sử dụng ngay tại thời điểm bạn chấm công; Cổng không theo dõi bạn ở chế độ nền.
- Đề nghị & phê duyệt — đề nghị nghỉ phép, hoàn ứng chi phí, công tác và thanh toán, bao gồm số tiền và các tài liệu bạn đính kèm.
- Tài liệu & hình ảnh — các tệp và ảnh bạn tải lên (ví dụ hóa đơn, biên nhận hoặc vé), chụp bằng máy ảnh của thiết bị hoặc chọn từ thư viện.
- Chữ ký điện tử — bản ghi ai đã ký, ký nội dung gì và vào lúc nào (tên, dấu thời gian, ý nghĩa). Nếu bạn đặt mã PIN ký, mã chỉ được lưu dưới dạng giá trị băm một chiều có thêm "muối" bảo mật — không bao giờ lưu mã PIN gốc.
- Nhật ký & kiểm toán — nhật ký an ninh của các thao tác quan trọng (đăng nhập, phê duyệt, sự kiện ký) và các dữ liệu kỹ thuật cơ bản cần thiết để vận hành dịch vụ.
4. Mục đích sử dụng
Chúng tôi chỉ sử dụng những thông tin này để vận hành các quy trình nhân sự nội bộ: xác thực và kiểm soát truy cập, chấm công, nghỉ phép và tính lương, phê duyệt chi phí/công tác/thanh toán kèm chữ ký điện tử, quản trị nhân sự, quản lý dự án và tài sản, và giữ cho hệ thống an toàn và có thể truy vết.
5. Cách chúng tôi chia sẻ
Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn và không chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo. Dữ liệu chỉ được chia sẻ với:
- Microsoft — để đăng nhập Microsoft 365 và, khi bạn sử dụng tính năng đó, gửi email thay mặt bạn. Việc xử lý dữ liệu của Microsoft tuân theo các điều khoản bảo mật riêng của họ.
- Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi — Cổng chạy trên một máy chủ riêng do Humiley thuê để lưu trữ dữ liệu thay mặt chúng tôi.
- Khi pháp luật yêu cầu — nếu chúng tôi buộc phải tuân thủ một nghĩa vụ pháp lý.
6. Nơi lưu trữ & cách bảo vệ dữ liệu
Dữ liệu được lưu trong một cơ sở dữ liệu trên máy chủ riêng do Humiley kiểm soát. Dữ liệu truyền đi được mã hóa qua HTTPS. Quyền truy cập được phân theo vai trò, mã PIN ký chỉ được lưu dưới dạng băm có "muối" (kèm một khóa bí mật lưu ở phía máy chủ), và các thao tác quản trị đều được ghi nhật ký. Dữ liệu được sao lưu định kỳ.
7. Thời gian lưu giữ
Chúng tôi lưu giữ hồ sơ trong suốt thời gian bạn làm việc với Humiley và trong khoảng thời gian mà pháp luật hoặc nhu cầu kinh doanh và lưu trữ hợp pháp yêu cầu, sau đó hồ sơ sẽ được xóa hoặc ẩn danh.
8. Lựa chọn của bạn
Bạn có thể xem và cập nhật phần lớn hồ sơ của mình ngay trong Cổng. Để truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân của bạn, hoặc với bất kỳ câu hỏi nào về quyền riêng tư, vui lòng liên hệ hr@humiley.com. Vì đây là hệ thống của nhà tuyển dụng, một số hồ sơ phải được lưu giữ vì lý do pháp lý và kinh doanh.
9. Quyền truy cập máy ảnh & vị trí
Ứng dụng chỉ xin quyền truy cập máy ảnh/ảnh khi bạn chọn đính kèm tài liệu hoặc ảnh, và chỉ xin vị trí khi bạn chạm nút chấm công. Bạn có thể từ chối các quyền này; khi đó một số tính năng sẽ không khả dụng.
10. Thay đổi
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này; ngày hiệu lực ở trên sẽ được thay đổi và những cập nhật quan trọng sẽ được thông báo trong nội bộ.
